Video-Anleitungen

Im ersten Schritt müssen wir die Schülerdaten aus Atlantis als CSV Datei abspeichern. Wechseln Sie dazu in die Citrix-Umgebung von Atlantis und loggen Sie sich mit Ihren Zugangsdaten in Atlantis ein.

Wenn Sie den Export für das aktuell gültige Schuljahr erstellen möchten, klicken Sie auf das Symbol um sich die Schüler des aktuellen Schuljahres anzuzeigen.
Klicken Sie auf Suchen.

Wenn Sei den Export vor dem Hochsetzen, also vor dem 01.08. durchführen, klicken Sie auf das Symbol um nach Schülern (Alle Schuljahre) zu suchen. Wählen Sie im Eingabefeld Schuljahr durch klick auf die Lupe das folgende Schuljahr aus. In dem Feld Laufbahn mit Typ wählen Sie nach dem Anklicken der Lupe den Wert „Vorausplanung/Versetzung“ mit dem Kennbuchstaben V aus. Klicken Sie auf Suchen.

Wenn das Suchergebnis angezeigt wird, prüfen Sie einmal in der Anzeige, ob dies die korrekten Schüler sind, die Sie exportieren möchten. Oben in der Tableiste sehen Sie die Anzahl gefundener Schüler, diese sollte der Anzahl der Schüler an Ihrer Schule entsprechen.

Sind Sie mit dem Suchergebnis zufrieden, klicken Sie auf das kleine Druckersymbol in der Symbolleiste. Wählen Sie nun aus dem Formularordner „00 Freie Listen“ die Exportvorlage „IServ (Schüler) für Import“ aus.

Klicken Sie auf das Symbol für die Vorschau der angewählten Liste, nach kurzer Zeit werden die Schülerinnen und Schüler in dem Vorschaufenster angezeigt. Klicken Sie auf Druck/Export und dort auf die Schaltfläche „Export (Sichtbare) Felder (CSV ;)“
Bei der folgenden Nachfrage wählen Sie die „Nur sichtbare Felder“ aus.
Diese Datei nun in der Atlantis-Umgebung an einem Speichert sichern, den Sie einfach wiederfinden können. Ich nehme hier für dieses Beispiel gerne den Desktop.

Nach dem Speichervorgang wird noch einmal bestätigt, wieviele Datensätze in der Datei gespeichert wurden. Klicken Sie auf Ok, Atlantis kann nun beendet werden.

Auf dem Desktop finden Sie nun die gerade erstellte Datei.

Klicken Sie nun die Datei mit der rechten Maustaste an und wählen „Kopieren“. Wechseln Sie nun über den Homebutton oben am Rand der Citrix-Verbindung zu Ihrem eigenen Computer, und wechseln Sie über den Explorer in das Verzeichnis, wo Sie die Exportdatei der Schülerdaten aus Atlantis speichern möchten. Klicken Sie nun mit der rechten Maustaste auf einen freien Bereich und wählen „Einfügen“ aus. Die Datei wurde nun auf Ihren eigenen Computer kopiert.

Nun folgt der Import der Datei in IServ.

Loggen Sie sich in IServ mit den entsprechenden Zugangsdaten ein.

Wechseln Sie in den Bereich Verwaltung und dort auf den Punkt Benutzer/Import.

Um die Daten aus Atlantis in IServ importieren zu können benötigen wir das passende Importprofil. In einem Importprofil ist beschrieben, wie die Daten aus Atlantis vorbereitet wurden um danach in IServ eingelesen werden zu können.

In den meisten Fällen sollten Sie dort ein Importprofil mit dem Namen „Schüler Atlantis“ finden. Hierbei sollten die Felder in der folgenden Reihenfolge angezeigt werden.

• #1 Ignorieren
• #2 Import-ID
• #3 Vorname
• #4 Nachnamenszusatz
• #5 Nachname
• #6 Passwort
• #7 Klasse/Zusätzliche Informationen
• #8 Ignorieren

Das ist ist die Dateistruktur, wie die Daten aus Atlantis exportiert werden.

Sollten Sie dieses Profil nicht in Ihrem System haben, oder wenn die Felder eine andere Reihenfolge haben oder Felder fehlen, lesen Sie bitte den Abschnitt der Anleitung unter diesem Video.

Wenn bei Ihnen die Reihenefolge der Felder stimmt, können wir mit dem Import beginnen.
Wählen Sie bei Datei „Hochladen“ aus und wählen Sie die Atlantis-Exportdatei, die Sie vorhin erstellt haben, aus. Alternativ können Sie die Datei auch einfach in des Fenster ziehen und loslassen. Klicken Sie nun auf „Vorschau der Änderungen“. Keine Sorge, es sind noch ein paar Schritte, bevor wir tatsächlich Änderungen an den Daten vornehmen.

Nun wurde die Datei hochgeladen und von IServ Analysiert und mit den vorhanden Schülerdaten abgeglichen. Es werden nun alle Änderungen, die IServ beim Import durchführen würde aufgelistet.

Angefangen mit den Schülern die Gelöscht werden sollen, dargestellt mit der roten Umrandung. Hier sollte man einmal prüfen, ob das alles plausibel aussieht, meistens sollten es ja Schüler einer Abgangsklasse sein.

Weiter unten erscheinen alle Schüler, die nur geändert werden (also Schüler die in eine neue Klasse kommen). Diese werden im gelben Bereich aufgelistet. Hier sieht man rechts die zukünftige Zielklasse.

Ganz unten mit der grünen Umrandung letztlich die Schüler, die in IServ neu angelegt werden. Für diese Schüler wird auch das Initialpasswort, das Geburtsdatum gesetzt. Alle anderen Schüler behalten ihr bisheriges Passwort.

Prüfen Sie diese angaben, Sie haben auch hier die Möglichkeit, einzelne Schüler von der Bearbeitung herauszunehmen, entfernen Sie dafür einfach den Haken vor dem Namen.

Nach der Prüfung scrollen Sie ganz nach unten und Klicken auf „Weiter zur Gruppen-Vorschau“.

Nun sehen Sie die Auflistung der Klassen bzw. der Gruppen in IServ, die durch den Import geändert werden. Hierbei werden Klassen die keine Kinder mehr enthalten gelöscht (vornehmlich Abgangsklassen), wieder dargestellt mit roter Umrandung. Gelbe Klassen werden umbenannt (es bleiben also alles sonstigen Zuordnungen in IServ wie Klassenlehrer etc. erhalten), sowie in Grün die Gruppen, die neu angelegt werden.

Beim Klicken auf „Weiter zur Vorschau“ bekommt man nochmal das ganze aus den vorherigen beiden Schritte aufgelistet, wenn man aber z.B. einen Schüler durch entfernen des Hakens von der Änderung ausgenommen hat, wird dies hier auch entsprechend dargestellt.

Sind nun alle Daten zu Ihrer Zufriedenheit dargestellt, klicken Sie auf übernehmen.

Jetzt werden Schritt für Schritt die Daten entsprechend der Vorschau verarbeitet. Dies kann etwas dauern und es wird empfohlen das Fenster des Browser nicht zu schließen.
Nach einiger Zeit ist der Vorgang abgeschlossen und die Daten wurden alle entsprechend importiert.

Damit ist der Import der Daten von Atlantis nach IServ abgeschlossen.

Importprofil in IServ für Atlantis erstellen

Sollte Ihr IServ bisher noch nicht mit den Eindeutigen Schülernummern aus Atlantis abgeglichen worden sein, schreiben Sie uns gerne ein Ticket. Wir unterstützen Sie gerne bei dem Prozess des Erstimports, der etwas von dem hier beschriebenen Prozedere abweicht und auch mit dem Support von IServ abgestimmt werden muss. Sie können prüfen, ob Ihre Schüler in IServ schon die Eindeutigen Schülernummern aus Atlantis haben, indem Sie im Verwaltungsbereich auf Benutzer, Unterpunkt Benutzer wechseln. Dort sollte bei Importtyp der Unterpunkt Atlantis auswählbar sein. Wählen Sie nach dem Klick auf „Filtern“ einen der aufgelisteten Schüler aus. Im Bereich „Import-ID“ sollte eine ungefähr siebenstellige Nummer sein. Dies ist die interne Schülernummer aus Atlantis. Wenn diese bei einem Schüler vorhanden ist, dann wurde dieser Erstabgleich durch IServ bereits durchgeführt und Sie können fortfahren. Falls nicht, bitte einmal bei uns melden.

Wechseln Sie in IServ zum Punkt Verwaltung/Benutzer/Import. Um das Importprofil in IServ zu erstellen oder zu korrigieren, klicken Sie auf Importprofile konfigurieren. Klicken Sie nun entweder auf das Profil welches Sie anpassen möchten und dann auf Bearbeiten, oder Klicken Sie auf Hinzufügen um ein komplett neues Profil zu erstellen.

Um für unseren Import aus Atlantis passend zu sein benötigen wir folgende Werte. Die Einträge mit der orangenen Markierung sind die, die angepasst werden müssen:

Klicken Sie nun auf Speichern, dieses Importprofil kann nun für den Import unserer Atlantis-Datei genutzt werden.